Confluence Automation ist eine Funktion, die Teams dabei helfen kann, ihre Inhalte im großen Maßstab zu verwalten. Wenn Space- oder App-Admins Flows erstellen und aktivieren, erledigt die Confluence-Automation im Hintergrund routinemäßige Aufgaben, die andernfalls manuell erledigt werden müssten. Flows können zum Beispiel automatisch:

• Neue Inhalte im richtigen Format erstellen.
• Team-Updates zum Arbeitsfortschritt senden.
• Personen an unvollständige Aufgaben erinnern.

Was kann Confluence Automation tun?

Automation tut, ganz allgemein gesagt, das, wonach es sich anhört: Sie automatisiert Routineaufgaben, die sonst darauf warten würden, dass eine Person sie erledigt.

In Confluence könnte das zum Beispiel bedeuten, Workflows wie diese zu automatisieren:

„Wenn in diesem Space neue Seiten oder Live-Dokumente erstellt werden, sende eine Nachricht in diesen Slack-Kanal.”
„Wenn eine Person aus dieser Gruppe neue Seiten oder Live-Dokumente erstellt, füge dieses Stichwort hinzu.”

Je nachdem, wie dein Team Confluence nutzt (für kollaborative Arbeit oder als Wissensdatenbank), kann die Automatisierung bestimmter Funktionen nützlicher sein als andere. Hier sind vier zentrale Bereiche, in denen Automation voraussichtlich besonders hilfreich ist:

Tools integrieren (Englisch)

• Sende automatisierte Arbeits-Updates an Team-Kanäle in Slack (Englisch) und MS Teams (Englisch)
• Verbinde Drittanbieter-Apps und -Dienste über den Webhook-Trigger

Den Inhaltslebenszyklus nachverfolgen

• Setze Veröffentlichungsprozesse durch und halte Inhalte aktuell
• Mache verwandte Inhalte leichter auffindbar, indem du Seiten- oder Dokument-Stichwörter verwaltest und automatisch hinzufügst

Spaces organisiert halten

• Richte neue Spaces mit einer einheitlichen Seitenbaum-Struktur ein
• Erstelle Team-Dokumente wie Besprechungsnotizen automatisch an einem Standardort im Seitenbaum

Informiert bleiben

• Halte Fristen ein und halte Teams mit automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen verbunden, damit sie
  • zugewiesene Aufgaben abschließen
  • sehen, wann Arbeit fortschreitet, ohne manuell nachfragen oder nachsehen zu müssen

Flows

Flows sind automatisierte Workflows, die im Format „Wenn dies eintritt, dann geschieht das” aufgebaut sind.

Confluence-Admins können Flows erstellen und aktivieren, die auf globaler Ebene funktionieren. Space-Admins können Flows für einzelne Spaces erstellen und aktivieren. (Auch wenn du dich vielleicht nicht als Admin siehst: Wenn du einen persönlichen Space hast, bist du Administrator deines Spaces!)

Erfahre, wie du Flows erstellst (Englisch) in der Confluence-Automation.

Flow-Schritte

Jeder Flow wird durch die Kombination verschiedener Arten von Schritten erstellt: Trigger, Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen. Betrachte Schritte als die Bausteine eines Flows. (Wenn du Automation schon in anderen, nicht-Atlassian-Apps verwendet hast, kennst du das vielleicht auch als die Zutaten eines Rezepts.)

Trigger

(WENN das passiert…)
Flows beginnen immer mit einem Trigger-Schritt. Der Trigger ist der Auslöser, der die Ausführung deines Flows in Gang setzt.
Sieh dir eine Liste der verfügbaren Trigger in Confluence an (Englisch).

Bedingungen

(FALLS bestimmte Bedingungen erfüllt sind…)
Bedingungs-Schritte sind optional. Sie schränken den Umfang deines Flows ein. Du könntest zum Beispiel eine Nutzer-Bedingung hinzufügen, sodass der Flow bei „wenn neue Seiten oder Live-Dokumente veröffentlicht werden” nur ausgeführt wird, wenn die Seiten oder Live-Dokumente von einer bestimmten Person veröffentlicht wurden.
Sieh dir eine Liste der verfügbaren Bedingungen in Confluence an (Englisch).

Verzweigungen

(FÜR JEDES [Objekt]…)
Verzweigungs-Schritte sind ebenfalls optional. Sie erweitern die Ausführung deines Flows, indem sie einen zusätzlichen Pfad (eine Verzweigung) hinzufügen. Die Verzweigung ist eine Abfolge von Bedingungen und/oder Aktionen, die isoliert vom Rest des Flows ausgeführt wird — aber auf jede Instanz eines Objekts angewendet wird. Du könntest den Flow zum Beispiel für jede Aufgabe verzweigen (Aufgabe ist hier das Objekt), sodass du bei „wenn neue Seiten oder Live-Dokumente veröffentlicht werden” eine Slack-Nachricht (eine Aktion) für jede dir zugewiesene Aufgabe auf Seiten oder Live-Dokumenten erhältst (das Aufgabenkriterium). Das würde zusätzlich zu den Aktionen im Hauptpfad der Flow-Kette geschehen.
Sieh dir eine Liste der verfügbaren Verzweigungen in Confluence an (Englisch).

Aktionen

(DANN mache dies…)
Flows enden immer mit einem Aktions-Schritt. Aktionen sind das, was der Flow tun soll, also das, was passieren soll, nachdem er erfolgreich ausgeführt wurde.
Sieh dir eine Liste der verfügbaren Aktionen in Confluence an (Englisch).

Flow-Builder

Wenn du die Schaltfläche Flow erstellen auswählst, öffnet sich ein Flow-Builder, in dem du einen neuen Flow von Grund auf erstellen kannst (statt mit einer Flow-Vorlage zu beginnen). Er führt dich durch das Hinzufügen und Konfigurieren von Schritten, beginnend mit einem auslösenden Ereignis. Jeder gespeicherte Schritt erscheint links in einer Flow-Kette.

Flow-Vorlage

Vorlagen findest du im Tab Vorlagen innerhalb der Automation. Eine Flow-Vorlage funktioniert ähnlich wie eine Seiten- oder Dokumentvorlage: Sie bietet einen Ausgangspunkt mit passend vorausgewählten und in einer Flow-Kette angeordneten Schritten. Wähle jeden Schritt in der Flow-Kette aus, um ihn zu konfigurieren und zu speichern.

Flow-Kette

Wenn du einen Flow oder eine Flow-Vorlage ansiehst, ist die Flow-Kette eine geordnete Liste von Schritten auf der linken Seite. Das sind die Anweisungen (die Kette der Ereignisse) für deinen Flow. Sobald der Flow aktiviert ist, laufen die Schritte in der Reihenfolge ab, in der sie von oben nach unten erscheinen. Ziehe sie per Drag-and-drop, um sie neu anzuordnen. Fahre über einen Schritt und wähle das X aus, um ihn zu entfernen.

Flow-Zusammenfassung

Über der Flow-Kette findest du einen Link, um die Flow-Details wie Name, Beschreibung und Flow-Akteur zu bearbeiten. Du kannst einen bestehenden Flow auch fehlerbeheben, indem du dir die Ausführungsdaten in seinem Auditprotokoll (Englisch) ansiehst. Zusammen fassen Flow-Details, Flow-Akteur, Auditprotokoll und Flow-Kette alle Informationen zu einem bestimmten Flow zusammen.

Flow-Akteur

Wenn dein Flow eine Aktion ausführt, geschieht dies im Namen der Person (oder Gruppe), die als Flow-Akteur (Englisch) angegeben ist. Wenn dein Flow zum Beispiel letztendlich eine E-Mail sendet, erscheint der Name des Flow-Akteurs in der Zeile „Von”. In Confluence ist der Flow-Akteur standardmäßig die Person, die den Flow erstellt hat. Wenn du Flows für ein anderes Team erstellst, kannst du das (unter Flow-Details) ändern, sodass Aktionen so erscheinen, als kämen sie vom passenden Teammitglied oder der passenden Gruppe. (In Jira kann der Flow-Akteur auch generisch als „Jira-Automation” festgelegt werden, das ist in Confluence derzeit aber keine Option.)

Smart Values

Wenn du Schritte konfigurierst, die du deinem Flow hinzufügst, wirst du möglicherweise gefragt, ob du Smart Values (Englisch) verwenden möchtest. Sie können auf den ersten Blick etwas einschüchternd wirken, aber ihre Verwendung ist einfacher, als du denkst.

Smart Values sind dynamische Variablen, die deinen Flow flexibler machen. Sie dienen als Platzhalter, in die je nach Kontext Informationen eingesetzt werden.

Wenn du zum Beispiel einen Flow erstellst, der Personen benachrichtigt, wenn ihre Seiten oder Live-Dokumente bearbeitet werden, könntest du Smart Values verwenden, um dynamisch Folgendes einzusetzen:

• den Namen der beitragenden Bearbeiter
• das Datum
• den Titel der bearbeiteten Seite(n) oder Live-Dokumente

Sieh dir eine Liste der verfügbaren Smart Values in Confluence an (Englisch).

Erfahre mehr über Confluence Cloud Automation (Englisch).