Was können Gäste auf Confluence sehen und unternehmen?
Confluence Cloud Dokumentation
Nicht jede Zusammenarbeit findet innerhalb der (manchmal virtuellen) Wände einer einzelnen Organisation statt. Manchmal musst du mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, um Integrationen zu entwickeln, mit Agenturen arbeiten, um Marketingkampagnen umzusetzen, oder externe Auftragnehmerinnen und Berater hinzuziehen, um große Projekte zum Abschluss zu bringen, und so weiter.
Mit Single-Space-Gästen kannst du diese ganze Arbeit erledigen, ohne Confluence zu verlassen. Beachte, dass alle Nutzer, die sich per SSO bei Confluence anmelden – einschließlich solcher mit reinem Ansichtszugriff – in kostenpflichtigen Tarifen (Standard, Premium und Enterprise) eine Lizenz benötigen. Kostenlose Confluence-Tarife erlauben keinen anonymen Zugriff und keine Anmeldung per SSO.
Eine Anleitung, wie du Gäste einrichtest, findest du unter Gäste zu Confluence einladen (Englisch).
Wenn du Hilfe dabei brauchst, Gästen einen Bereich zuzuweisen, damit sie in Confluence mitarbeiten können, sieh dir Bereichszugriff für Gäste zuweisen (Englisch) an.
Was können Gäste in Confluence tun?
Gäste sind ein anderer Nutzertyp als reguläre Confluence-Nutzer – sie können jeweils nur auf einen Bereich zugreifen (von einer Administratorin oder einem Administrator zugewiesen), und dieser Zugriff unterliegt bestimmten Einschränkungen.
Standardmäßig können Gäste auf alle Inhalte in einem zugewiesenen Bereich zugreifen, sofern keine spezifischen Einschränkungen auf Seitenebene gelten. Um den Zugriff auf bestimmte Inhalte zu beschränken, kannst du Einschränkungen auf alle Seiten anwenden außer denen, die für Gäste sichtbar sein sollen, oder einen eigenen Bereich für die Inhalte erstellen, die du mit Gästen teilen möchtest.
Gäste dürfen Funktionen nutzen, die eine grundlegende Zusammenarbeit ermöglichen. Value-Add-Funktionen und Premium-Funktionen stehen Gästen nicht zur Verfügung.
Gäste können auch auf Bereiche zugreifen, die anonymen Zugriff erlauben
Jeder Gast mit App-Zugriff auf Confluence kann auf alle Bereiche der Site zugreifen, die anonymen Nutzern Zugriff erlauben.
Das gilt auch, wenn dem Gast mit App-Zugriff kein Bereich zugewiesen wurde.
Zusätzliche Sicherheit bei der Verwaltung von Gästen
Wenn du Gäste zu Confluence einlädst, gibt es immer eine Spannung zwischen dem Wert dieser Zusammenarbeit und einer klaren, verlässlichen Kontrolle darüber, auf welche Bereiche und Daten von Confluence Gäste zugreifen dürfen.
Mit den Sicherheitsfunktionen für externe Nutzer von Atlassian kannst du ruhig schlafen. Dazu gehören:
- Zwei-Schritt-Verifizierung
- Regelmäßige erneute Verifizierung
- Überprüfung externer Nutzer vor Änderungen an Sicherheitseinstellungen
- API-Token-Zugriff
Mehr über die Sicherheit externer Nutzer erfahren (Englisch)
Gäste haben abweichende Standard-Bereichsberechtigungen
Standardmäßig haben Gäste folgende Bereichsberechtigungen.
Bereichsadministratoren können Gästen alle Bereichsberechtigungen gewähren, außer:
- Bereichsadministration
- Bereich exportieren
- Einschränkungen
Mehr dazu, was diese Berechtigungen steuern, findest du unter Bereichsberechtigungen zuweisen.
Gäste haben eingeschränkten Zugriff auf interne Nutzerinformationen
Confluence blockiert für Gäste den Zugriff auf das Personenverzeichnis, das site-weite Nutzerinformationen enthält. Das umfasst das Ansehen von Nutzerprofilen oder die Nutzersuche. Entsprechend erhalten Gäste eine Meldung „Eingeschränkter Inhalt“, wenn sie versuchen, auf diese Funktionen zuzugreifen.
Funktionen, die das Personenverzeichnis der gesamten Instanz abfragen, umfassen:
- die Suche nach Nutzern für eine neue @-Erwähnung
- den Tab Teams in der oberen Navigationsleiste
- die Nutzersuche
- Nutzerauswahl-Felder
Diese sind für alle Gäste systematisch blockiert.
Apps
Gästen ist die Nutzung der Systemanwendungen von Confluence untersagt, darunter:
- Confluence-Analysen
- Bereichsanalysen
- Teamkalender
- Confluence Questions
Gäste können keine Apps hinzufügen oder verwalten.
Marketplace-Apps
Genau wie Gäste kostenlosen Zugriff auf Confluence haben, haben sie auch kostenlosen Zugriff auf alle Marketplace-Apps, die du in Confluence nutzt.
Wenn Marketplace-App-Entwicklerinnen und -Entwickler das möchten, können sie Gäste vom Zugriff auf ihre Apps ausschließen. Erfahre wie (Englisch).
Viele Marketplace-Apps werden nicht von Atlassian bereitgestellt. Mehr dazu, wie Gäste mit Apps von Drittanbietern interagieren, erfährst du weiter unten.
Apps von Drittanbietern
Wenn eine von deiner Organisation genutzte App eines Drittanbieters in Bereichen oder auf Seiten aktiviert ist, auf die Gäste Zugriff haben, können diese Gäste auch mit dieser App interagieren.
Deine Organisation ist verantwortlich für die Informationen, die mit Marketplace-Apps geteilt werden, und dafür, welchen Zugriff Gäste innerhalb dieser Apps auf diese Informationen haben.
Gast-Einschränkungen setzen sich gegenüber unlizenziertem JSM-Zugriff durch
Es ist Confluence-Richtlinie, dass Gäste in Confluence nur auf einen Bereich zugreifen können. Das setzt sich gegenüber jedem unlizenzierten Zugriff durch, den JSM-Nutzer auf zugehörige Wissensdatenbank-Bereiche in Confluence haben.
Das bedeutet, dass JSM-Nutzer den Zugriff auf Wissensdatenbank-Bereiche in Confluence verlieren könnten, wenn sie in dieser Instanz auch als Gast hinzugefügt werden.
Um das zu vermeiden, kannst du:
- den Gast zu einem lizenzierten Nutzer hochstufen
- sicherstellen, dass der Gast Zugriff auf den Wissensdatenbank-Bereich hat
- den Wissensdatenbank-Bereich öffentlich machen (anonymen Zugriff erlauben)
- Wissensdatenbank-Inhalte in einer separaten Confluence-Instanz hosten, getrennt von der, in der der Gast mitarbeiten soll
Wie Gäste in Confluence erkennbar sind
Gäste haben eingeschränkten Zugriff in Confluence, aber es ist wichtig, dass du und deine internen Teams klar verstehen, wer möglicherweise extern zu eurer Organisation ist (Gäste) und wo diese Personen Zugriff haben.
Dieses Bewusstsein ist entscheidend, damit nicht die falschen Informationen mit den falschen Personen geteilt werden.
Um dir zu helfen, zu erkennen, wer ein Gast ist und wo diese Person Zugriff hat, verwendet Confluence eine Reihe von Kennzeichnungen in der Benutzeroberfläche.
Einzelpersonen
Einzelne Nutzer, die Gäste sind, werden mit dem Label GUEST neben ihrem Namen gekennzeichnet, überall dort, wo sie in der Benutzeroberfläche erscheinen – ob sie einen Kommentar hinterlassen haben oder du in einem der Nutzerauswahl-Felder von Confluence nach Personen suchst.
Bereiche
Bereiche, auf die Gäste Zugriff haben, werden durch eine Kombination aus dauerhaften Hinweisen in der Benutzeroberfläche und hilfreichen In-App-Nachrichten gekennzeichnet. Du wirst bei wichtigen sicherheitsrelevanten Aktionen daran erinnert, dass Gäste anwesend sind, etwa beim Verschieben oder Kopieren von Inhalten, beim Aktualisieren von Inhaltseinschränkungen und beim Veröffentlichen neuer oder aktualisierter Inhalte.
Bereichsadministratoren werden per E-Mail benachrichtigt, wann immer einem Gast Zugriff auf ihren Bereich gewährt wird. Sie können diese Einstellung in den E-Mail-Einstellungen ihres Profils deaktivieren, um diese Benachrichtigungen nicht mehr zu erhalten.
Confluence-Administratoren können alle Gäste mit Zugriff im Tab Globale Berechtigungen > Gastzugriff einsehen.
Bereichsadministratoren können alle Gäste mit Zugriff auf ihren Bereich in den Bereichseinstellungen einsehen. Wähle neben dem Namen deines Bereichs in der Seitenleiste Weitere Aktionen (●●●) und dann Bereichseinstellungen aus. Öffne dann das Menü Bereichszugriff und wähle Gäste aus.
Gäste können ihre eigenen E-Mail-Einstellungen verwalten
Das Ändern der E-Mail-Einstellungen funktioniert für Gäste genauso wie für reguläre Nutzer.
So änderst du deine E-Mail-Einstellungen:
- Wähle dein Profilbild oben rechts aus.
- Wähle Persönliche Einstellungen aus.
- Wähle E-Mail aus.
- Wähle Bearbeiten aus.
- Aktiviere oder deaktiviere die verfügbaren E-Mail-Einstellungen.
- Wähle Absenden aus.