Das Archivieren einer Seite oder eines anderen Elements ermöglicht es dir, veraltete oder nicht mehr relevante Inhalte aus deinem täglichen Arbeitsbereich zu entfernen. Wenn du ein Element archivierst, entfernst du es nicht nur aus dem Inhaltsbaum, sondern auch aus der Schnellsuche. Das bietet mehrere Vorteile:

• Erleichtert es dir und deinem Team, das zu finden, was für eure aktuelle Arbeit relevant ist
• Vermittelt Personen, die auf deine Inhalte angewiesen sind, dass diese aktuell und korrekt sind
• Hält deinen Inhaltsbaum übersichtlich und ansprechend

Was passiert, wenn ein Element archiviert wird

Das Archivieren eines Elements entfernt es aus dem Inhaltsbaum und verschiebt es ins Archiv. Der Inhalt wird nicht vollständig gelöscht — der Zugriff auf das Element ändert sich lediglich, wie hier beschrieben:

• Archivierte Inhalte werden aus der Schnellsuche und Analytics ausgeschlossen, damit diese Funktionen fokussiert und relevant bleiben. Es gibt jedoch die Möglichkeit, archivierte Inhalte in einer erweiterten Suche einzubeziehen.
• Links zu archivierten Elementen funktionieren weiterhin. Neben diesen Links erscheint ein „Archiviert“-Badge, der Nutzer darauf hinweist, dass es sich um einen Link zu einem archivierten Element handelt.
• Das Archivieren eines Elements deaktiviert bestimmte Aktionen, darunter Bearbeiten, Kommentieren und das Liken des Elements. Dies soll den Zustand der Elemente zum Zeitpunkt der Archivierung bewahren. Um diese Funktionen wiederzuerlangen, stelle die Elemente einfach aus dem Archiv wieder her.

Archivierte Elemente finden

Um zum Archiv deines Bereichs zu navigieren, wähle in der Seitennavigation des Bereichs Bereichseinstellungen und dann unter „Inhalt“ Archiviert aus.

Jede Person mit Bereichszugang kann die archivierten Inhalte des Bereichs einsehen. Einschränkungen bleiben weiterhin gültig — wer keine Berechtigung hat, ein archiviertes Element anzuzeigen, sieht es weder in der Archivliste noch kann es über einen direkten Link aufgerufen werden.

Jeder Bereich hat sein eigenes Archiv; es gibt kein bereichsübergreifendes Archiv auf Website-Ebene. Wenn du ein Element in einem bestimmten Bereich archivierst, landet es im Archiv dieses Bereichs. Entsprechend kehren wiederhergestellte Elemente in den Inhaltsbaum dieses Bereichs zurück. Von dort aus kannst du sie in einen anderen Bereich verschieben.

Ein Element archivieren

So archivierst du ein Element:

1. Navigiere zum oberen Bereich des Elements, das du archivieren möchtest.
2. Wähle Weitere Aktionen (●●●) aus.
3. Wähle Archivieren aus.
4. (Optional) Füge eine Notiz hinzu, die erklärt, warum dieses Element archiviert wurde.
5. Wähle Archivieren aus.

Alternativ:

1. Suche das Element im Inhaltsbaum und fahre mit der Maus über den Titel.
2. Wähle Weitere Aktionen (●●●) aus.
3. Wähle Archivieren aus.
4. (Optional) Füge eine Notiz hinzu, die erklärt, warum dieses Element archiviert wurde.
5. Wähle Archivieren aus.

Beim Archivieren eines Elements hast du die Möglichkeit, auch alle verschachtelten Elemente des übergeordneten Elements in einem einzigen Archivierungsvorgang einzubeziehen. So kannst du ganze Zweige deines Inhaltsbaums auf einmal archivieren.

Beachte, dass das verschachtelte Archivieren ein Alles-oder-nichts-Vorgang ist. Du kannst entweder alle verschachtelten Elemente archivieren (für die du die Berechtigung hast) oder gar keine — es gibt keinen Mittelweg. Wenn du einzelne verschachtelte Elemente im Inhaltsbaum behalten möchtest, verschiebe sie, bevor du das übergeordnete Element archivierst, sodass sie nicht mehr darunter verschachtelt sind.

Jedes verschachtelte Element, für das du keine Archivierungs- oder Anzeigeberechtigung hast, verbleibt im Inhaltsbaum und rückt in der Hierarchie entsprechend nach oben (sofern du den verschachtelten Archivierungsvorgang fortsetzt).

Alle gemeinsam archivierten Elemente behalten ihre Hierarchie in der Archivliste bei, um den Kontext zu bewahren, in dem sie im Inhaltsbaum organisiert waren.

Massenaktionen (Premium)

Bereichsadministratoren mit Confluence Premium oder Enterprise können Inhalte massenweise archivieren oder löschen.

Wähle neben dem Bereichsnamen in der Seitenleiste Weitere Aktionen (●●●) und dann Bereichseinstellungen aus. Wähle Content-Manager in der Seitenleiste aus.

Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Elementen, die du archivieren oder löschen möchtest. Wenn du eine Seite oder ein Live-Doc auswählst, werden es und alle untergeordneten Elemente ausgewählt. Um einzelne untergeordnete Elemente abzuwählen, deaktiviere einfach die entsprechenden Kontrollkästchen.

Wenn du fertig bist, wähle Archivieren oder Löschen aus.

Eine Notiz ist eine Mitteilung, die erklärt, warum ein Element archiviert wurde. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Notiz zu einem archivierten Element hinzuzufügen oder zu ändern:

• direkt vom archivierten Element selbst oder
• aus der Liste Archiviert des Bereichs

Wenn du beim ersten Archivieren keine Notiz hinzugefügt hast, kannst du dies nachträglich tun oder eine vorhandene Notiz bearbeiten. Nur die Person, die ein Element archiviert hat, kann die Notiz hinzufügen oder ändern.

Notiz vom archivierten Element hinzufügen

Wenn du ein archiviertes Element aufrufst, erscheint oben ein Bannernachricht, die es als archiviert kennzeichnet. Wenn du der- oder diejenige bist, der/die den Inhalt archiviert hat, enthält das Banner auch Links zum Hinzufügen oder Bearbeiten einer Notiz.

1. Wähle Notiz hinzufügen oder Notiz bearbeiten aus.
2. Gib einen Text ein, der erklärt, warum das Element archiviert wurde.
3. Wähle Hinzufügen oder Aktualisieren aus, um die Notiz zu speichern.

Notiz aus der Archivliste des Bereichs hinzufügen

1. Wähle neben dem Bereichsnamen in der Seitenleiste Weitere Aktionen (●●●) und dann Bereichseinstellungen aus.
2. Öffne das Menü Inhalt und wähle Archiviert aus.
3. Suche das gewünschte Element in der Liste der archivierten Elemente.
4. Wähle Weitere Aktionen (●●●) aus.
5. Wähle Notiz hinzufügen oder Notiz bearbeiten aus.
6. Gib einen Text ein, der erklärt, warum das Element archiviert wurde.
7. Wähle Hinzufügen oder Aktualisieren aus, um die Notiz zu speichern.

Wurde eine Notiz hinzugefügt, erscheint sie im Banner oben im Element sowie in der Spalte Notizen innerhalb der Archivliste des Bereichs und ist für alle Teammitglieder sichtbar.

Wer kann ein Element archivieren

Es gibt zwei Archivierungsberechtigungen:

• die Berechtigung, beliebige Elemente in einem Bereich zu archivieren
• die Berechtigung, nur eigene Elemente zu archivieren

Einem Benutzer die Berechtigung erteilen, ein beliebiges Element in einem Bereich zu archivieren

Die Bereichsberechtigung Archivieren ermöglicht es, beliebige Elemente im Bereich zu archivieren. Sie umfasst auch das Wiederherstellen von Elementen in den Inhaltsbaum. Alles, was du archivieren kannst, kannst du auch wiederherstellen.

Nur Bereichsadministratoren können Archivierungsberechtigungen vergeben.

So weist du die bereichsweite Archivierungsberechtigung zu:

1. Gehe in Confluence Cloud zum entsprechenden Bereich.
2. Wähle Bereichseinstellungen in der Seitenleiste aus.
3. Öffne das Menü Bereichszugang.
4. Wähle unter dem Menüpunkt Gruppen oder Benutzer die Option Bearbeiten aus.
5. Klicke unten in einem der beiden Abschnitte in das Suchfeld und suche nach dem Benutzer oder der Gruppe.
6. Wähle Hinzufügen aus.
7. Stelle sicher, dass das Kontrollkästchen Archivieren unter der Spalte Seiten … usw. aktiviert ist.
8. Wähle unten auf der Seite Alle speichern aus.

Um den Zustand von Elementen zum Zeitpunkt der Archivierung zu bewahren, werden bestimmte Aktionen deaktiviert. Wenn du eine deaktivierte Aktion an einem archivierten Element durchführen möchtest, stelle es zunächst in den Inhaltsbaum zurück.