Flows sind automatisierte Abläufe, die nach dem Prinzip „Wenn das passiert, dann passiert jenes” aufgebaut sind. App-Admins können Flows erstellen und aktivieren, die in Confluence funktionieren. Bereichsadministratoren können Flows für einzelne Bereiche erstellen und aktivieren. Wenn du einen persönlichen Bereich hast, bist du der Admin dieses Bereichs. Alle Personen mit Studio-Zugriff können eine Automatisierung erstellen.

Wie Admin-Berechtigungen in der Automation funktionieren (Englisch)

Du kannst Rovo nutzen, um Flows zu erstellen, indem du einfach beschreibst, was erstellt werden soll. So geht’s:

1. Öffne deinen Bereich. Wähle neben dem Namen deines Bereichs in der Seitenleiste Weitere Aktionen (●●●) und dann Bereichseinstellungen aus.
2. Wähle Automatisierung aus der Seitenleiste aus.
3. Wähle Mit Rovo erstellen aus oder klicke auf das Eingabefeld unter Flows schnell mit Rovo erstellen, um mit der Eingabe zu beginnen.
4. Beschreibe den Flow, den du erstellen möchtest, einschließlich eines Triggers und einer Aktion. Du kannst eines der bereitgestellten Beispiele verwenden oder deinen eigenen Flow beschreiben.
5. Wähle Flow-Vorschau aus, um eine Vorschau des generierten Flows anzuzeigen.
6. Prüfe die Zusammenfassung des von Rovo generierten Flows und ergänze fehlende Schritte oder Details.
7. Sobald du mit der Konfiguration deines Flows zufrieden bist, wähle Flow aktivieren aus.
8. Dein Flow ist jetzt aktiviert und in der Flow-Bibliothek sichtbar.
9. Um die Funktionalität deines Flows zu testen, führe das Trigger-Ereignis des Flows aus und prüfe das Automation-Auditprotokoll, um zu sehen, ob der Flow wie geplant ausgeführt wurde. So prüfst du das Automation-Auditprotokoll (Englisch)

Was wird benötigt, um einen Flow zu erstellen?

Jeder Flow besteht aus einer Kombination eines Trigger-Ereignisses und verschiedenen Schritten: Aktionen, Bedingungen und Verzweigungen. Betrachte Schritte als die Bausteine eines Flows. Um einen Flow erfolgreich zu erstellen, muss er mindestens einen Trigger und eine Aktion enthalten.

Trigger

Ein Trigger ist das Ereignis, das einen Flow auslöst. Trigger können auf Ereignisse reagieren, z. B. wenn eine Seite in deinem Bereich erstellt wird, oder so eingestellt werden, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Datum ausgeführt werden. In den folgenden Beispielen sind die Trigger fett hervorgehoben:

• Jeden Montag, finde alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen und sende dem Verantwortlichen eine Erinnerungs-E-Mail.
• Jedes Mal, wenn eine Seite im Bereich „Engineering” veröffentlicht wird, nutze Rovo, um die Seite zusammenzufassen, und füge die Zusammenfassung als Kommentar hinzu.
• Alle 6 Monate, archiviere alle Seiten, die in dieser Zeit nicht aktualisiert wurden. Sende nach der Archivierung eine E-Mail an den Seitenautor, um ihn darüber zu informieren.
• Wenn eine Seite mit „Produktspezifikation” im Titel veröffentlicht wird, erstelle einen Jira-Vorgang zur Überprüfung der Seite mit einem Link zur Seite.

Aktionen

Eine Aktion ist das, was dein Flow ausführen soll. Sie wird ausgeführt, wenn ein Flow erfolgreich läuft. Beispiele für Aktionen in der Confluence-Automation sind das Erstellen einer neuen Seite, das Senden einer E-Mail oder das Hinzufügen eines Stichworts zu einer Seite, wenn dein Flow erfolgreich ausgeführt wird. In den folgenden Beispielen sind die Aktionen fett hervorgehoben:

• Jeden Montag, finde alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen und sende dem Verantwortlichen eine Erinnerungs-E-Mail.
• Jedes Mal, wenn eine Seite im Bereich „Engineering” veröffentlicht wird, nutze Rovo, um die Seite zusammenzufassen, und füge die Zusammenfassung als Kommentar hinzu.
• Alle 6 Monate, archiviere alle Seiten, die in dieser Zeit nicht aktualisiert wurden. Sende nach der Archivierung eine E-Mail an den Seitenautor, um ihn darüber zu informieren.
• Wenn eine Seite mit „Produktspezifikation” im Titel veröffentlicht wird, erstelle einen Jira-Vorgang zur Überprüfung der Seite mit einem Link zur Seite.

Beachte, dass ein Trigger und eine Aktion die Mindestanforderungen für einen erfolgreichen Flow sind. Möglicherweise musst du einzelne Schritte noch konfigurieren oder weitere Details hinzufügen, bevor der Flow aktiviert werden kann. Du kannst dem Flow auch Bedingungen oder Verzweigungen hinzufügen, um ihn detaillierter zu gestalten.

Wenn dein Flow E-Mail-Inhalte enthält, kannst du Variablen einbinden, damit er die benötigten Informationen extrahieren kann. Wenn Rovo beispielsweise eine Seite zusammenfassen und Aktionspunkte erstellen soll, solltest du {{page.aiSummary}} und {{page.aiActionItems}} verwenden. Variablen in der Automation erkunden

Erfahre mehr über die Schritte, die Rovo in der Automation unterstützt (Englisch)

Fehler bei der Verwendung von Rovo in Flows vermeiden

Beim Erstellen von Flows mit Rovo in der Confluence-Automation können verschiedene Fehler auftreten. Die folgende Tabelle enthält weitere Informationen zu möglichen Fehlern:

Falls Fehler weiterhin auftreten oder du zusätzliche Unterstützung benötigst, kontaktiere Atlassian hier.