Auch in einem gemeinsam genutzten Bereich hast du vielleicht Inhalte, die du noch nicht mit allen teilen möchtest. Oder du hast vertrauliche Inhalte, die nur für wenige Augen bestimmt sind. Was auch immer der Grund ist – mit Confluence kannst du Ansichts- und Bearbeitungsrechte auf Inhaltsebene festlegen, sodass deine Inhalte so offen oder geschlossen sind, wie du sie brauchst.

Wer hat Zugriff auf deine Inhalte?

Der erste Schritt, um zu ändern, wer auf deine Inhalte zugreifen kann, besteht darin zu verstehen, wer aktuell darauf zugreifen kann.

Ein Grundprinzip von Confluence ist es, das richtige Wissen zu den richtigen Personen in deiner Organisation zu bringen. Um das zu unterstützen, sind die Berechtigungen in Confluence standardmäßig offen – das bedeutet, Inhalte sollen für alle verfügbar sein, sofern nichts anderes festgelegt ist.

Der grundlegende Baustein dieses standardmäßig offenen Modells ist der allgemeine Zugriff. Er bezeichnet die allgemeine Zielgruppe für ein Inhaltselement – alle, die mindestens Ansichtsrechte für den Bereich haben, in dem sich das Inhaltselement befindet, oder, falls ein übergeordnetes Element eingeschränkt ist, alle, die mindestens Ansichtsrechte für das übergeordnete Element haben.

Wer ist “Jeder in diesem Bereich”?

So prüfst du, wer aktuell Zugriff auf den Bereich hat:

1. Öffne das Fenster Teilen.
2. Suche Allgemeiner Zugriff.
3. Wähle diesen Bereich in der Zeile “Jeder in diesem Bereich” aus.
   1. Falls das Inhaltselement durch ein übergeordnetes Element eingeschränkt ist, kannst du prüfen, wer Zugriff auf das übergeordnete Element hat, indem du dieses übergeordnete Element in der Zeile “Jeder bei diesem übergeordneten Element” auswählst.

Weitere Informationen zum Bereichszugriff findest du unter Bereichsberechtigungen zuweisen.

Allgemeinen Zugriff ändern

Du kannst den allgemeinen Zugriff auf 3 Zustände festlegen:

• Offen: Jeder kann bearbeiten
• Offen: Jeder kann ansehen
• Eingeschränkt: Nur bestimmte Personen können ansehen oder bearbeiten

Was jeder Zustand des allgemeinen Zugriffs bedeutet

Erfahre, warum jemand nicht bearbeiten kann, selbst wenn die Einstellung Allgemeiner Zugriff etwas anderes vermuten lässt.

Wie geerbte Einschränkungen funktionieren

Wenn jemand ein übergeordnetes Inhaltselement oder einen übergeordneten Ordner nicht ansehen kann, kann er auch keine untergeordneten Inhaltselemente darunter ansehen. Ansichtseinschränkungen, die dem übergeordneten Element oder Ordner hinzugefügt werden, werden an alle darunter verschachtelten Inhaltselemente vererbt.

Beim Bearbeiten funktioniert das nicht so. Selbst wenn jemand vom Bearbeiten eines übergeordneten Elements ausgeschlossen ist, wird er dadurch nicht automatisch vom Bearbeiten der untergeordneten Inhalte ausgeschlossen.

Wenn jemand jedoch auf Bereichsebene vom Bearbeiten ausgeschlossen ist, wird er vom Bearbeiten aller Inhalte in diesem Bereich ausgeschlossen.

Wie eingeschränkt sind Einschränkungen?

Wenn deine Inhalte Ansichtseinschränkungen haben, werden sie niemandem angezeigt, der keine Berechtigung zum Ansehen hat – weder im Inhaltsbaum noch in Makros.

Sofern niemand anderem gezielt ein Link zu deinem Inhalt gegeben wurde, weiß er nicht, dass dieser existiert.

Ausnahmen:

• Wenn jemand einen Link zu einem eingeschränkten Inhaltselement geteilt oder ihn auf einem anderen, einsehbaren Inhaltselement angegeben hat, enthält der Link den Titel des Inhaltselements als Teil der URL. Er kann jedoch nichts anderes über den Inhalt erkennen, einschließlich wer ihn erstellt hat, wer Berechtigungen hat oder wann er aktualisiert wurde.
• Organisationsadmins in den Premium- und Enterprise-Plänen können mit dem Admin-Schlüssel (Englisch) jeden Inhalt in Confluence ansehen und den Zugriff darauf ändern.
• Bereichsadministratoren können sehen, welche Seiten in ihren Bereichen existieren, und können die Einschränkungen für Seiten im Rahmen ihrer Werkzeuge zur Verwaltung von Bereichsinhalten ändern.

Von deaktivierten Accounts festgelegte Einschränkungen

Wenn eine Seite nicht zugänglich ist, der Account, der die Einschränkungen festgelegt hat, aber deaktiviert oder gelöscht wurde, benötigst du Admin-Zugriff, um das Problem zu lösen. Organisationsadmins in den Premium- und Enterprise-Plänen können den Admin-Schlüssel (Englisch) nutzen, um Zugriffseinstellungen anzupassen und diese Einschränkungen zu entfernen.

Zugriffsprobleme nach der Migration

Bei Migrationen von Confluence Data Center zu Cloud können Einschränkungen, die von deaktivierten oder gelöschten Nutzern vererbt wurden, dazu führen, dass bestimmte Inhalte unzugänglich werden. Admins sollten Bereichs- und Seiteneinschränkungen nach der Migration überprüfen, um den fortlaufenden Zugriff für aktive Nutzer sicherzustellen.

Jemandem spezifischen Zugriff gewähren

Um eine Person oder Gruppe mit spezifischem Zugriff aufzulisten, musst du zunächst eine Einschränkung zum allgemeinen Zugriff des Inhaltselements hinzufügen und dann Einzelpersonen oder Gruppen ergänzen. (Teams werden in der einheitlichen Freigabeerfahrung noch nicht unterstützt.)

Zum Beispiel kannst du im Zustand “Offen” die Berechtigung für jeden im Bereich von “Kann bearbeiten” auf “Kann ansehen” ändern. Das schränkt ein, wer den Inhalt bearbeiten kann. In diesem Zustand kannst du dann über die Suchleiste Personen oder Gruppen mit der Berechtigung “Kann bearbeiten” zum Spezifischen Zugriff hinzufügen.

Das ist nützlich für Inhalte, die breit verteilt, aber nur von einem kleinen Team bearbeitet werden sollen.

Oder du setzt den Allgemeinen Zugriff auf “Eingeschränkt”. In diesem Zustand kannst du Personen oder Gruppen frei mit der Berechtigung “Kann bearbeiten” oder “Kann ansehen” zum Spezifischen Zugriff hinzufügen.

Wenn du Schwierigkeiten hast, den Personen die richtigen Zugriffsrechte zu geben, sieh dir Zugriffsprobleme bei Inhalten beheben an.

Zugriffsanfragen verwalten

Eine weitere Möglichkeit, Personen spezifischen Zugriff zu gewähren, besteht darin, auf Zugriffsanfragen zu deinen Inhaltselementen zu reagieren. Einzelne Nutzer können darum bitten, Inhaltselemente anzusehen, die sie nicht ansehen können, oder Inhaltselemente zu bearbeiten, die sie nicht bearbeiten können.

Diese Anfragen erscheinen in Echtzeit als Hinweise im unteren Bildschirmbereich, wenn du gerade auf dem Inhaltselement aktiv bist oder höchstens fünf Minuten abwesend warst. Du kannst die Anfrage sofort genehmigen oder ablehnen, oder den Hinweis schließen, um ihn für später aufzuheben.

Wähle Teilen aus, um zurückgestellte Anfragen und alle Anfragen anzusehen, die eingegangen sind, während du abwesend warst. Ein blauer Punkt zeigt an, dass du neue Zugriffsanfragen hast.

Wenn du Genehmigen auswählst, wird der Nutzer mit der angegebenen Berechtigung zur Liste des spezifischen Zugriffs hinzugefügt und erhält eine Benachrichtigung, dass seine Anfrage genehmigt wurde.

Wenn du Ablehnen auswählst, wird die Anfrage des Nutzers für alle aus Anfragen gelöscht. Der anfragende Nutzer wird nicht benachrichtigt.

Wer Zugriffsanfragen erhält

Wenn jemand Ansichts- oder Bearbeitungszugriff auf ein Inhaltselement anfragt, benachrichtigt Confluence die am besten geeignete Person, um die Anfrage zu prüfen, und stellt sicher, dass diese Person über die notwendigen Bereichs- und Inhaltsberechtigungen verfügt, um die Anfrage zu bearbeiten. Das System benachrichtigt Personen in folgender Reihenfolge, bis jemand über die richtigen Berechtigungen verfügt, um die Anfrage zu genehmigen:

1. Der Inhaltsinhaber
2. Der Ersteller des Inhalts
3. Der letzte Bearbeiter des Inhalts
4. Der Bereichsadministrator

Der Genehmigende erhält sowohl eine In-App-Benachrichtigung als auch eine E-Mail. Zusätzlich kann jeder mit Berechtigung, den Inhalt zu bearbeiten und Inhaltseinschränkungen im Bereich zu verwalten, die Anfrage im Tab Zugriffsanfragen im Dialogfeld Teilen prüfen und genehmigen oder ablehnen, oder wenn er einen Echtzeit-Zugriffshinweis sieht.

Jemandes spezifischen Zugriff entfernen

1. Öffne Teilen beim gewünschten Inhaltselement.
2. Suche die Person oder Gruppe, deren Zugriff du entfernen möchtest.
3. Öffne ihr Dropdown-Menü.
4. Wähle Entfernen aus.

Inhalt nur für dich privat machen

Befindet sich der Inhalt im Zustand Offen > Kann bearbeiten, setze den Allgemeinen Zugriff auf “Eingeschränkt” und wähle Speichern aus. Das entfernt den Zugriff für alle außer dir.

Befindet sich der Inhalt bereits im Zustand “Eingeschränkt”, kannst du schnell aufräumen und den Inhalt privat machen, indem du Alle entfernen auswählst.

Befindet sich der Inhalt im Zustand Offen > Kann ansehen mit mehreren Bearbeitenden, setze den Allgemeinen Zugriff auf Eingeschränkt und wähle dann Alle entfernen, um alle außer dir selbst zu entfernen.

Grundsätzlich gilt: Wenn außer dir niemand im Spezifischen Zugriff aufgeführt ist, während der Allgemeine Zugriff auf “Eingeschränkt” gesetzt ist, ist der Inhalt privat für dich. Ist der Allgemeine Zugriff auf Offen gesetzt oder sind andere Personen im Spezifischen Zugriff aufgeführt, ist der Inhalt nicht privat für dich.

Eingeschränkte Inhalte in einem Bereich finden

Bereichsadministratoren können sehen, welche Seiten in ihren Bereichen existieren, und die Einschränkungen für Seiten im Rahmen ihrer Werkzeuge zur Verwaltung von Bereichsinhalten ändern. Um eingeschränkte Seiten zu identifizieren, gehe zu Bereichseinstellungen, wähle Inhalt und dann Eingeschränkt aus.