Nicht jede Teamarbeit findet innerhalb der (manchmal virtuellen) Wände einer einzelnen Organisation statt. Manchmal musst du mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, um Integrationen zu entwickeln, mit Agenturen zusammenarbeiten, um Marketingkampagnen zum Leben zu erwecken, Auftragnehmer und Berater hinzuziehen, um große Projekte über die Ziellinie zu bringen, und so weiter.

Mit Einzelbereichs-Gästen kannst du diese Arbeit erledigen, ohne Confluence zu verlassen.

Gäste sind kostenlos (bis zu fünf Gäste pro zahlendem Nutzer). Die Gesamtzahl der Nutzer (zahlend + Gäste) darf das Nutzerlimit der aktuellen Confluence-Instanz nicht überschreiten.

Um tiefer zu verstehen, was du bei der Zusammenarbeit mit Gästen erwarten kannst, sieh dir Was können Gäste in Confluence sehen und tun? an.

Alle Gäste finden, die keinem Bereich zugewiesen sind

Um einfach alle Gäste zu finden, die keinem Bereich zugewiesen sind, und ihnen in großer Zahl Bereiche zuzuweisen:

1. Wähle das Symbol ⚙️ in der oberen rechten Ecke aus, um die Confluence-Administration zu öffnen.
2. Suche Einstellungen und dann Berechtigungen in der Navigation auf der linken Seite.
3. Wähle den Tab Gastzugriff aus. Dies zeigt alle aktiven Gäste, aber nicht die Gäste, die eingeladen wurden, aber ihr Konto noch nicht aktiviert haben.
4. Wähle den Schnellfilter Gäste ohne Zugriff aus.
5. Wähle einzelne Gäste per Mehrfachauswahl oder wähle alle Gäste auf der aktuellen Seite aus.
6. Wähle Bereich zuweisen aus.
7. Wähle aus, welcher Bereich zugewiesen werden soll.
8. Wähle Zuweisen aus.

Oder, wenn du einfach einem einzelnen Gast einen Bereich zuweisen möchtest, öffne einfach sein Dropdown-Menü in der Liste und wähle einen Bereich aus.

Alle Gäste ansehen, die Zugriff auf einen bestimmten Bereich haben

Um alle Gäste zu finden, die einem bestimmten Bereich zugewiesen wurden, kannst du den Bereichsfilter verwenden.

Im Gastzugriff:

1. Öffne Weitere Filter.
2. Öffne das Dropdown-Menü Gäste in einem Bereich.
3. Wähle einen kürzlich besuchten Bereich aus oder beginne mit der Eingabe im Dropdown-Menü, um nach einem bestimmten Bereich zu suchen.

Mit dem gewünschten Bereich im Dropdown-Menü ausgewählt, filtert die Liste der Gäste automatisch nach denen, die diesem Bereich zugewiesen sind.

Bereichszugriff für Gäste zuweisen

Zur Erinnerung: Gäste müssen zu Confluence eingeladen werden, bevor ihnen Zugriff auf Bereiche gewährt werden kann.

Einen Standardbereich festlegen

Lege im Tab Gastzugriff unter Berechtigungen einen Standardbereich fest, und alle künftig hinzugefügten Gastnutzer werden automatisch zu diesem Bereich hinzugefügt. Hinweis: Das Festlegen eines Standardbereichs wirkt sich nicht auf bestehende Gastnutzer aus.

Bis zu 1.000 Gastnutzer können gleichzeitig dem Standardbereich zugewiesen werden. Confluence empfiehlt daher, Gastnutzer in Schritten von 1.000 oder weniger hinzuzufügen, um Fehler bei der Standardbereichszuweisung zu vermeiden.

So weist du einem einzelnen Gast Bereichszugriff zu:

1. Gehe zum Abschnitt Berechtigungen.
2. Wähle den Tab Gastzugriff aus.
3. Suche den Gast in der Liste. (Versuche es mit der Suche oder einem Gruppenfilter, um die Suche zu erleichtern.)
4. Wähle das Dropdown-Menü des Gasts in der Spalte Confluence-Zugriff aus.
5. Wähle einen Bereich aus. Du kannst aus kürzlich besuchten Bereichen wählen oder im Dropdown-Menü zu tippen beginnen, um nach einem bestimmten Bereich zu suchen. Oder wähle das Symbol (❌) neben dem zugewiesenen Bereich aus, um den Zugriff darauf zu entfernen. Diese Aktion entfernt den Bereichszugriff für den Gast, und er kann dann nicht mehr auf Confluence zugreifen.

Gäste können jeweils nur Zugriff auf einen Bereich haben.

Gästen muss individuell — innerhalb von Confluence — Bereichszugriff gewährt werden. Du kannst Gastgruppen verwenden, um Gästen in großer Zahl Zugriff auf Confluence zu geben, aber Gastgruppen sind nur auf admin.atlassian.com verfügbar. Tatsächliche Bereichs- und Seitenberechtigungen für einzelne Gäste können nicht in großer Zahl über Gruppen verwaltet werden und müssen pro Gast angepasst werden.

Bereichszugriff in großer Zahl zuweisen

Wenn du keinen Standardbereich für Gastnutzer festlegen möchtest oder bestimmten Gastnutzern einen anderen Bereich zuweisen musst, führe diese Aktion manuell im Tab Gastzugriff unter Berechtigungen durch.

So gibst du mehreren Gästen schnell Zugriff auf denselben Bereich:

1. Aktiviere die Checkboxen neben jedem Gast, dem du Bereichszugriff zuweisen möchtest.
2. Wähle Bereich zuweisen oben in der Liste aus.
3. Wähle im aufspringenden Fenster den zuzuweisenden Bereich aus.
4. Wähle Zuweisen aus.

Um schnell alle Gäste auf der aktuellen Seite auszuwählen, aktiviere die Checkbox, die über der Gästeliste neben den Spaltentiteln schwebt. Jede Seite der Gästeliste zeigt maximal 25 Gäste. Wenn du versuchst, alle Gäste deiner Instanz auszuwählen und mehr als 25 Gäste hast, musst du das für jede Seite der Gästeliste wiederholen.

Wenn du eine große Anzahl von Gästen einem Bereich zuweist, erwäge, einen Standardbereich festzulegen und die Gastnutzer danach hinzuzufügen, für ein effizienteres Vorgehen.

Bereichszugriff für einen Gast entfernen

So entfernst du den Bereichszugriff eines Gasts:

1. Gehe zu Berechtigungen.
2. Wähle den Tab Gastzugriff aus.
3. Suche deinen Gast in der Liste. Die Suchleiste kann dir dabei helfen.
4. Wähle das Symbol (❌) innerhalb des Dropdown-Feldes aus.

Du kannst den Bereichszugriff für mehrere Gäste gleichzeitig entfernen, indem du die Checkboxen zur Auswahl der Gäste und die Schaltfläche Bereich entfernen verwendest.

Wenn du dich in einem Bereich befindest, kannst du den Zugriff eines Gasts darauf in den Bereichsberechtigungen entfernen.

1. Gehe zum Bereich.
2. Wähle neben dem Namen deines Bereichs in der Seitenleiste Weitere Aktionen (●●●) und dann Bereichseinstellungen aus.
3. Öffne die Kategorie Bereichszugriff und wähle Gäste aus.
4. Wähle Bearbeiten aus.
5. Suche den Gast, den du entfernen möchtest, und deaktiviere seine Berechtigung Ansehen.
6. Wähle Speichern aus.

Gäste aus der Instanz entfernen

Der Prozess zum Entfernen eines Gasts aus deiner Confluence-Instanz ist derselbe wie das Entfernen eines regulären Nutzers aus Confluence und muss von einem Organisationsadministrator auf admin.atlassian.com durchgeführt werden.

Wenn ein Gast jemals gesperrt wird, wird er aus dem ihm zugewiesenen Bereich entfernt und muss nach der Wiederherstellung des Gasts manuell erneut einem Bereich zugewiesen werden.

Bereichszugriff sofort nach der Einladung von Gästen zuweisen

1. Unmittelbar nachdem du den Prozess zur Einladung eines Gasts abgeschlossen hast, erscheint unten links auf deinem Bildschirm eine Bestätigungsmeldung.
2. Wähle in der Bestätigungsmeldung den Link Bereich zuweisen aus. Dadurch öffnet sich der Bildschirm für globale Berechtigungen in Confluence mit allen Informationen deines Gasts, die bereits im Fenster Bereichszugriff hinzufügen vorausgefüllt sind.
3. Wähle den Bereich aus, auf den der Gast Zugriff haben soll.
4. Wähle Fertig aus.

Das ist nützlich, wenn du bereits vorher weißt, auf welchen Bereich ein Gast Zugriff benötigt.

Wenn du noch nicht weißt, welchen Bereich du zuweisen sollst, ist das kein Problem! Du oder ein Confluence-Administrator könnt den Bereichszugriff jederzeit später direkt über die globalen Berechtigungen zuweisen.

Obwohl sie Gäste nicht direkt zu Confluence einladen können, können Confluence-Administratoren und Bereichsadministratoren Bereichszugriff für alle Gäste zuweisen, die bereits eingeladen wurden und Zugriff auf Confluence haben.

Bereichszugriff über die Bereichsberechtigungen zuweisen

Der Prozess zum Hinzufügen und Verwalten von Bereichszugriff ist für Gäste derselbe wie für reguläre Nutzer, außer dass du Gäste im Tab Gäste der Bereichsberechtigungen hinzufügst und ihre Berechtigungen dort verwaltest.

Um einem Gast individuell Bereichszugriff zu geben:

1. Gehe zu dem Bereich, den du für ihn ausgewählt hast.
2. Wähle neben dem Namen deines Bereichs in der Seitenleiste Weitere Aktionen (●●●) und dann Bereichseinstellungen aus.
3. Öffne die Kategorie Bereichszugriff und wähle Gäste aus.
4. Wähle Bearbeiten aus.
5. Gib in der Suchleiste den Namen deines Gasts ein, wähle ihn aus und wähle Hinzufügen aus.
   • Wenn du den Gast nicht findest, kann es sein, dass er nicht zu deinem Bereich hinzugefügt werden kann. Häufige Gründe sind:
     • Der Gast hat noch den Status „Eingeladen”.
     • Das Konto des Gasts muss durch Anmelden verifiziert werden.
     • Der Gast hat sein einziges Bereichskontingent bereits in einem anderen Bereich verwendet.
6. Wähle unten auf der Seite Alle speichern aus.

Zugriff von Gästen auf Inhalte verwalten

Der Prozess und die Überlegungen für die Verwaltung des Inhaltszugriffs sind für Gäste dieselben wie für reguläre Nutzer.