Datenschutz auf unseren Websites

Grundsätze

Datenschutz ist Vertrauenssache – und das Vertrauen der Website-Besucher*innen und das unserer Kunden ist uns, der Seibert Group GmbH, Luisenstraße 37-39, 65185 Wiesbaden (nachfolgend: „Seibert Group”, „wir”, „uns”), wichtig. Ihre Persönlichkeits- und Privatsphäre respektieren wir, so dass uns der Schutz Ihrer Daten und die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung (nachfolgend „Datenverarbeitungsvorgänge”) Ihrer personenbezogenen Daten ein wichtiges Anliegen ist. Vor diesem Hintergrund ist es selbstverständlich, dass sämtliche personenbezogenen Datenverarbeitungsvorgänge nur unter strikter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften erfolgen.

Damit Sie sich beim Surfen auf unseren Websites und unserem Extranet sicher fühlen, möchten wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung informieren, wie und wieso die Datenverarbeitungsvorgänge vorgenommen werden. Die Datenschutzerklärung gilt im Rahmen der Nutzung der Websites von Seibert Group sowie für die Seibert-Group-Anwendungen, die über die eigene oder externe Website und in App-Stores abrufbar sind.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Seibert Group erhält nur dann konkrete personenbezogenen Daten, wenn die Website-Besucher*innen und Kunden uns auf eigenen Wunsch Daten übermitteln, etwa beim Stellen einer Anfrage über das Telefon oder über das Online-Kontaktformular oder beim Login in unser Extranet oder beim Erwerb von Lizenzen über Seibert Group.

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten erfolgen nur für rein interne Zwecke, um etwa Bestellungen durchzuführen, Service anzubieten und um Dienstleistungen auszuführen und weiter zu verbessern sowie, um Marktforschung und Werbemaßnahmen durchzuführen. Eine Weitergabe zu anderen als den zuvor genannten Zwecken, insbesondere etwa eine entgeltliche Weitergabe der Daten, erfolgt nicht.

Wenn Sie neben den gesetzlich verpflichtenden Angaben unten noch etwas praktischer erfahren möchten, was wir im Rahmen des Datenschutzes und der DSGVO tun, lesen Sie doch auch unseren Blogartikel zum Thema: DSGVO und GDPR – Wie wir die Zustimmung unserer Kunden abfragen und erhalten.

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Internet-Angebot der Seibert Group* und für die über diese Internetseiten erhobenen personenbezogenen Daten.

Für Internetseiten anderer Anbieter, auf die z. B. über Links verwiesen wird, insbesondere die Hyperlinks zu sozialen Netzwerken und YouTube, gelten die dortigen Datenschutzhinweise und -erklärungen.

*Die Seibert Group ist der Verbund aus der Seibert Group GmbH, der Seibert Media Corp. und der Seibert Solutions GmbH inklusive ihrer Tochter Seibert Solutions Austria GmbH. Weltweit beschäftigen wir insgesamt rund 450 Mitarbeitende und verfügen über Büros in Deutschland, Österreich und den USA.

2. Verantwortlichkeit

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesen Internetseiten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) ist:

Seibert Group GmbH
Luisenstraße 37-39
65185 Wiesbaden

vertreten durch: Joachim Seibert, Martin Seibert und Sebastian Martini

E-Mail: datenschutz@seibert.group

3. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

4.1. Nutzung von Daten zur Vertragsanbahnung, -begründung und -abwicklung

4.1.1. Seibert Group kann Bestellungen nur aufnehmen, sofern uns der volle Name des Ansprechpartners des bestellenden Unternehmens sowie eine für die Vertragsbeziehung gültige E-Mail-Adresse und die Daten und (Rechnungs-)Adresse des Unternehmens bekannt gegeben werden. Die personenbezogenen Angaben benötigen wir:

• bei der Kontaktaufnahme mit uns
• für die Bearbeitung Ihrer Bestellung
• für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrages
• bei der Benutzung unserer Online-Kommunikationsmittel (“Microblogging for Confluence” im Extranet von Seibert Group sowie die “Chat-Funktionen”)
• beim Abonnieren bzw. Abbestellen unseres Newsletters
  
  

4.1.2. Personenbezogene Daten speichert Seibert Group insbesondere zur Vertragsbegründung und -abwicklung. Für diesen Zweck ist es unter Umständen notwendig, Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte, etwa einem Partner-Lizenzgeber von Seibert Group, weiterzugeben, die im Auftrag oder für Seibert Group handeln. Die Dritten sind nicht befugt, die weitergegebenen Daten für andere als in dieser Erklärung angegebene Zwecke zu nutzen. Die Datenverarbeitungsvorgänge sind insbesondere auch notwendig, um Ihnen etwa den persönlichen Zugriff auf das „Extranet” von Seibert Group zu ermöglichen.

4.2. Nutzung von Daten zu Marketingzwecken

4.2.1. Seibert Group nutzt Informationen über Ansprechpartner*innen und Unternehmen entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit dem Kunden, so etwa durch Informationen über das Produkt durch Zusendung per E-Mail, unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben. Die gesetzlichen Bestimmungen werden dabei streng beachtet. Der Verwendung Ihrer Daten können Sie grundsätzlich jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

4.2.2. Sie können Ihre Einwilligung zur personalisierten Auswertung jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen auf customer.seibert.group widerrufen; Einzelheiten in unseren Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweisen zum Kundenportal. Wenn Sie uns an dsgvo@seibert.group eine E-Mail schreiben oder unter https://seibert.biz/abmeldung das Formular ausfüllen, löschen wir sämtliche Informationen über Sie aus unserem CRM-System. Sollten Sie mehrere E-Mail-Adressen verwenden, geben Sie dabei bitte alle E-Mail-Adressen an, die gelöscht werden sollen. Sie können uns auch anweisen, sämtliche Daten außer den E-Mail-Adressen zu löschen. Dann können wir es so einrichten, dass in Ihren Profilen alle Informationen gelöscht werden, wohl aber vermerkt wird, dass auch künftig keine E-Mails an diese Mail-Adressen verschickt werden sollen.

5. Ihre Rechte

Als Nutzer*in unseres Internet-Angebots haben Sie nach der DSGVO verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus den Art. 15 bis 18, 20, 21, 77 DSGVO ergeben:

5.1. Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

5.2. Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

5.3 Recht auf Löschung

Sie können unter den Bedingungen des § 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von einem Aufbewahrungsrecht gedeckt sind oder von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten noch benötigt werden.

5.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

5.5. Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Dies gilt insbesondere, wenn wir aus einem berechtigtem Interesse Ihre Daten verarbeiten. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn wir verpflichtet sind, die Daten nach den Vorschriften des Steuerrechts zu Prüfungszwecken archivieren müssen. In diesem Fall werden die Daten jedoch für die weitere Nutzung gesperrt und nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichtzeit gelöscht.

5.6. Recht auf Widerruf

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierdurch wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf der erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

5.7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sofern Sie die Daten aufgrund einer Einwilligung oder aufgrund eines Vertrages bereitgestellt haben, haben Sie das Recht, dass wir die Daten zu einem*einer von Ihnen benannten Verantwortlichen übertragen.

5.8. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, die Ihre Beschwerde prüfen wird. Eine Liste der Anschriften der Datenschutz-Aufsichtsbehörden finden Sie unter:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Melden Sie sich zur Geltendmachung aller Rechte zunächst an:

gdpr@seibert.group

Wir sind uns sicher, dass wir gemeinsam Ihre Rechte effizient umsetzen können.

6. Newsletter

6.1. Als Service bieten wir Ihnen die Zusendung eines Newsletters an, mit dem wir Sie auf dem Laufenden halten möchten, wenn sich bei uns Neuerungen ergeben.

6.2. Sämtliche Newsletter-Anmeldungen, die über unsere Websites erfolgen, enthalten ein Double-Opt-In-Verfahren, bei dem die Richtigkeit der E-Mail-Adresse und der Wunsch des Empfangs des Newsletters noch einmal von dem*der Empfänger*in validiert und bestätigt werden, indem in einer Bestätigungsmail ein Aktivierungslink angeklickt wird. Für Newsletter, deren Anmeldung über connect.seibert.group läuft, gelten zusätzlich die Ziffern 6.3 bis 6.7.

6.3. Bei der Anmeldung zu einem solchen Newsletter übermittelt das Formular Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Newsletter-Thema und die Website, auf der das Formular steht, an unseren Server unter connect.seibert.group. Wir senden Ihnen daraufhin eine Bestätigungsmail. In den Newsletter tragen wir Sie erst ein, wenn Sie den Aktivierungslink in dieser E-Mail aufrufen und die Anmeldung auf der anschließenden Seite per Klick bestätigen. Der Aktivierungslink ist sieben Tage gültig.

6.4. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das Newsletter-Thema, die Website der Anmeldung sowie die Zeitpunkte von Bestätigungsmail und Bestätigung. Den Versand der Bestätigungsmail protokollieren wir mit E-Mail-Adresse und Newsletter-Thema auch dann, wenn Sie nicht bestätigen, um wiederholte Anmeldungen derselben Adresse zu begrenzen. Ihre Newsletter-Abonnements führen wir in unserem Kundenportal customer.seibert.group. Bestätigen Sie die Anmeldung nicht, löschen wir die protokollierten Angaben nach 30 Tagen. Die Angaben zum Nachweis einer bestätigten Anmeldung speichern wir, solange Ihr Abonnement besteht, und drei Jahre über dessen Ende hinaus; danach löschen wir sie.

6.5. Die Bestätigungsmail und diese Newsletter versenden wir über den Dienst Amazon Simple Email Service (Amazon SES) der Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Amazon Web Services verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail in unserem Auftrag und meldet uns dauerhafte Unzustellbarkeit und Spam-Beschwerden. Solche Adressen schließen wir vom weiteren Versand aus.

6.6. Die Links in der Bestätigungsmail und in diesen Newslettern sind persönliche Links. Sie führen über unseren Kurzlink-Dienst seibert.link und über unser Kundenportal customer.seibert.group zum Ziel. Dabei erfassen wir, dass Sie den Link aufgerufen haben, zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse, der Zieladresse, dem Zeitpunkt und Ihrer IP-Adresse, und werten dies mit dem Analysedienst PostHog aus (Speicherung in der EU). Beim Aufruf über das Kundenportal wird in Ihrem Browser das Cookie „seibert-id“ für Websites unter seibert.group gesetzt; Einzelheiten in unseren Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweisen zum Kundenportal. Ob Sie einen Newsletter öffnen, erfassen wir nicht. Den Abmelden-Link leiten wir nicht über diese Erfassung.

6.7. Mit Ihrer Bestätigung übertragen wir den Abonnement-Status des jeweiligen Newsletter-Themas an unser CRM-System HubSpot, ebenso spätere Abmeldungen. Besteht in HubSpot zu Ihrer E-Mail-Adresse noch kein Kontakt, legen wir nach Ihrer Bestätigung einen Kontakt an, der nur Ihre E-Mail-Adresse enthält; einen bestehenden Kontakt lassen wir dabei unverändert. Zu versendeten Newslettern übermitteln wir an HubSpot außerdem, dass Ihnen ein Newsletter zugestellt wurde, welche Links Sie darin angeklickt haben und ob die Zustellung dauerhaft gescheitert ist.

6.8. Rechtsgrundlage für den Newsletter und die Auswertung der Link-Aufrufe nach Ziffer 6.6 ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DSGVO. Die Speicherung zum Nachweis Ihrer Einwilligung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

6.9. Sie können uns jederzeit (auch während einer laufenden Geschäftsbeziehung) mitteilen, dass Sie keine Newsletter, Angebote oder Informationsmails mehr erhalten möchten. Jeder unserer Newsletter enthält zudem einen Abmelden-Link; bei Newslettern nach den Ziffern 6.3 bis 6.7 melden Sie sich damit mit einem Klick ab.

7. Cookies

7.1. Wenn Sie unsere Website besuchen, werden auf Ihrem Rechner kleine Textdateien, so genannte Cookies, abgelegt, die es Seibert Group ermöglichen, Ihre Nutzung unserer Website so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten. Es kommen sowohl Session-Cookies, die sich beim Verlassen der Website automatisch löschen, als auch permanente Cookies zum Einsatz. Seibert Group verwendet sowohl eigene Cookies wie auch Cookies Dritter (nachfolgend: “Drittanbieter-Cookies”). Bei der Verwendung von Drittanbieter-Cookies werden die Datenverarbeitungsvorgänge durch den Drittanbieter (siehe unter Ziffer 9.) durchgeführt und oft länger gespeichert.

7.2. Technisch notwendige Cookies identifizieren Sie nicht persönlich. Soweit Sie eingewilligt haben, verwenden wir zudem Cookies, die Sie wiedererkennen und Ihre Aktivitäten Ihrem Profil zuordnen, um Inhalte und Angebote zu personalisieren; Einzelheiten in unseren Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweisen zum Kundenportal. Wenn unsere Website von dem betreffenden Rechner aus erneut besucht wird, werden die Informationen ausgelesen. Die Informationen werden dabei zu dem Zweck genutzt, um die Bedienungsfreundlichkeit und das Nutzungserlebnis auf unseren Websites zu erhöhen.

7.3. Sofern die Einbindung der Cookies nicht auf Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DSGVO, oder auf Zwecke der Vertragsbegründung und -durchführung, Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DSGVO beruht, erfolgt die Einbindung aus unserem berechtigten Interesse, dass wir beim Einsatz moderne, effiziente und das Nutzungserlebnis steigernde Anwendungen durch die Anbieter dazu gehalten werden, deren Cookies auf unseren Seiten zu platzieren, Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DSGVO.

7.4. Sie können der Verwendung aller Cookies jederzeit widersprechen, indem Sie über die Einstellungen Ihrer Browser-Software verhindern, dass Cookies gespeichert werden. Bereits gespeicherte Cookies können über die Einstellung Ihrer Browser-Einstellung ebenfalls gelöscht werden. Die Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte der Hilfe-Funktion des jeweiligen Browsers. Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, stehen Ihnen möglicherwiese einige Funktionen unserer Website nicht mehr oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Für die einwilligungsbasierte Personalisierung können Sie Ihre Einwilligung jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen auf customer.seibert.group widerrufen.

8. Log-Dateien

8.1. Bei jedem Zugriff auf Websites von Seibert Group werden Nutzer*innendaten durch den verwendeten Internetbrowser übermittelt und in den Protokolldateien, den sogenannten Server-Logfiles, gespeichert. Folgende Daten werden hiervon erfasst: Datum und Uhrzeit des Abrufs, Name der aufgerufenen Seite, IP-Adresse, Referrer-URL (die URL der zuletzt besuchten Herkunftsseite), die übertragene Datenmenge, sowie Produkt- und Versionsinformationen des verwendeten Browsers.

8.2. Die Server-Logfiles werden nach 3 Monaten vom Dateisystem des Servers gelöscht und verweilen für weitere 3 Monate auf einem zentralen Backup-Server. Der Zugriff auf die Backup-Server ist nur bestimmten Administrator*innen gestattet. Diese vorgenannten Speicherfristen werden benötigt, um die missbräuchliche oder strafrechtsrelevante Nutzung unserer Website über die deutschen Justizbehörden nachverfolgen zu können.

9. Von uns eingesetzte Dienstleister und eingebundene Dienste

10. Sichere Datenübertragung

10.1. Die personenbezogenen Daten werden sicher durch eine Verschlüsselung übertragen. Erfasst sind davon Ihre Aktivitäten auf unserer Website. Wir verwenden dabei das Codierungssystem SSL (Secure Socket Layer).

10.2. Im Übrigen werden unsere Homepage und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen den Verlust, die Zerstörung, den Zugriff, die Veränderung oder die Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen abgesichert.

11. Speicherdauer und Speicherfristen

Die im Rahmen von Anfragen (etwa per Kontaktformular oder E-Mail) erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von 3 Monaten gespeichert, soweit wir kein Aufbewahrungsrecht oder keine Aufbewahrungspflicht aufgrund von Gesetzen haben.

Sämtliche Fristen beginnen mit Ablauf des Monats, in welchem die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen wird, oder dem Zeitpunkt, zu dem erforderliche Speicherungen zur Kollisionsprüfung nicht mehr erforderlich sind.

Im Übrigen bemisst sich die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten anhand der gesetzlichen Aufbewahrungsrechte und -pflichten (etwa aus dem Handels- oder Steuerrecht). Nach Ablauf der Frist werden die Daten zum Ende des Monats gelöscht, sofern sie nicht für die Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Vertrages erforderlich sind und/oder kein berechtigtes Interesse unsererseits an der Verarbeitung besteht.

12. Hyperlinks zu dritten Websites

Auf unserer Website sind Hyperlinks zu anderen Websites enthalten, die nicht von Seibert Group betrieben werden. Wir überwachen diese Website nicht und haben weder Einfluss auf den Inhalt noch auf deren Umgang mit personenbezogenen Daten.

13. Ansprechpartner*innen für Datenschutz

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften sowie bei Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten – soweit gesetzlich zugelassen – wenden Sie sich bitte an:

Seibert Group GmbH

Luisenstraße 37-39

65185 Wiesbaden

Vertreten durch:

Joachim Seibert, Martin Seibert und Sebastian Martini

Kontakt: datenschutz@seibert.group

Datenschutzbeauftragte*r:
Unsere*n Datenschutzbeauftragte*n erreichen Sie per E-Mail über dsb@seibert.group, postalisch über die vorstehende Adresse mit dem Adressaten „Der Datenschutzbeauftragte”.

14. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung unterliegt dem Vorbehalt einer Änderung, soweit dies etwa wegen einer Änderung des Datenschutzrechts oder aus betrieblichen Gründen notwendig werden sollte.