Verantwortlich ist die Seibert Group GmbH, Luisenstraße 37–39, 65185 Wiesbaden („wir”). Kontakt: siehe Impressum und datenschutz@seibert.group.

(1) Erstes Gespräch. Im ersten Gespräch mit Ihnen zeichnen wir nur die Stimme unserer Mitarbeiterin bzw. unseres Mitarbeiters auf. Ihre Stimme wird nicht aufgezeichnet. Anrufe, die auf einer Mailbox landen, zeichnen wir nicht auf.

(2) Schriftlicher Hinweis. Nach dem ersten Gespräch schicken wir Ihnen eine E-Mail. Darin informieren wir Sie über die Aufzeichnung und darüber, wie Sie widersprechen können.

(3) Ab dem zweiten Gespräch. Ab dem zweiten Gespräch zeichnen wir auch Ihre Stimme auf, aber nur, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• unsere E-Mail hat Sie vor dem Anruf erreicht;
• Sie haben nicht widersprochen;
• unsere Mitarbeiterin bzw. unser Mitarbeiter hat zu Beginn des Gesprächs bestätigt, mit der richtigen Person zu sprechen, und Sie darauf hingewiesen, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.

Die Aufzeichnung Ihrer Stimme beginnt erst in diesem Moment. Was vorher gesagt wurde, wird nicht aufgezeichnet.

(4) Andernfalls. Ist eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, zeichnen wir nur die Stimme unserer Mitarbeiterin bzw. unseres Mitarbeiters auf. Unsere Mitarbeitenden haben der Aufzeichnung ihrer eigenen Stimme zugestimmt.

Wir zeichnen auf, damit wir das Gespräch genau festhalten und zuverlässig nachbereiten können.

Wir beabsichtigen, Aufzeichnungen automatisiert in Text umwandeln zu lassen (Transkription), um daraus Notizen zum Gespräch zu erstellen. Zum oben genannten Stand ist die Transkription noch nicht im Einsatz. Aufzeichnungen liegen nur als Audiodateien vor.

Zugriff auf die Aufzeichnungen hat nur das Vertriebsteam der Seibert Group.

In persönlichen Gesprächen wird manchmal etwas gesagt, das man sonst nur in einem privaten, nicht aufgezeichneten Gespräch sagen würde. Zugriff auf Aufzeichnungen ist deshalb durch ein Zwei-Faktor-Verfahren geschützt.

Die Aufzeichnungen werden bei unserem Telefonie-Anbieter Twilio in den USA gespeichert, im Konto der Seibert Group GmbH. Wir laden eine Aufzeichnung nur herunter, um Ihnen auf Anfrage eine Kopie zu senden.

Wir löschen jede Aufzeichnung automatisch 30 Tage nach dem Ende des Gesprächs. Nach der Löschung bewahrt Twilio technische Metadaten zur Aufzeichnung, nicht aber den Ton, noch bis zu 40 Tage auf.

Auf Anfrage löschen wir eine Aufzeichnung auch früher.

Wir speichern Ihre Präferenz zur Aufzeichnung an zentraler Stelle. Sie können sie über die Links in unseren E-Mails oder mit einer Antwort darauf festlegen und ändern. Sobald Sie Ihre Präferenz ausdrücklich festgelegt haben, halten wir uns daran.

Wenn wir aufzeichnen, tun wir das immer transparent: Sie wissen anschließend, welche Gespräche aufgezeichnet wurden und was ihr Inhalt war.

Sie können der Aufzeichnung Ihrer Stimme jederzeit widersprechen:

• über Ihre Einstellungen im Kundenportal (Aufzeichnung widersprechen),
• per E-Mail an datenschutz@seibert.group,
• über den Link in unserer E-Mail,
• mit einer Antwort auf unsere E-Mail oder
• gegenüber der Person, mit der Sie sprechen, auch während des Gesprächs.

Nach einem Widerspruch zeichnen wir nur noch die Stimme unserer Mitarbeiterin bzw. unseres Mitarbeiters auf. Widersprechen Sie während eines Gesprächs, beenden wir die Aufzeichnung Ihrer Stimme.

(1) In der Regel nur mit Ihrer Zustimmung. In Videokonferenzen, zum Beispiel mit Google Meet, Microsoft Teams, Zoom oder anderen Werkzeugen, fragen wir Sie in der Regel, ob Sie mit der Aufzeichnung einverstanden sind. Wir starten die Aufzeichnung erst, wenn Ihre ausdrückliche Zustimmung vorliegt.

(2) In seltenen Fällen voreingestellt. In seltenen Fällen ist eine Aufzeichnung oder Transkription bereits voreingestellt und läuft ab Gesprächsbeginn.

(3) Immer sichtbar. Das Werkzeug zeigt stets deutlich an, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.

(4) Widerspruch. Sie können jederzeit widersprechen. Wir beenden die Aufzeichnung dann.

(5) Speicherung und Kopien. Aufzeichnungen werden in der Regel in der Cloud des Anbieters des jeweils genutzten Videokonferenzdienstes gespeichert. Sie können bei uns eine Kopie der Aufzeichnung anfordern, per E-Mail an datenschutz@seibert.group oder bei der Person, mit der Sie gesprochen haben. Die Kopie stellen wir Ihnen in der Regel über Google Drive bereit.

(6) Aufbewahrung und Zugriff. Wir bewahren Aufzeichnungen nicht länger auf als notwendig. In der Regel löschen wir sie automatisiert nach spätestens sechs Monaten. Auf Anfrage löschen wir eine Aufzeichnung jederzeit. Zugriff auf Aufzeichnungen ist durch ein Zwei-Faktor-Verfahren geschützt.

(1) Telefonate. Die Stimme unserer Mitarbeitenden zeichnen wir auf Grundlage ihrer Einwilligung auf. Ihre Stimme ab dem zweiten Gespräch zeichnen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an genauen Gesprächsnotizen und einer verlässlichen Nachbereitung auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), siehe „Wie Sie widersprechen”.

(2) Videokonferenzen. Zeichnen wir nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung auf, ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Ist eine Aufzeichnung oder Transkription voreingestellt und sichtbar gekennzeichnet, stützen wir sie auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

(3) Ihre Rechte. Weitere Informationen zu Ihren Rechten als betroffene Person finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen. Sie erreichen uns unter datenschutz@seibert.group.